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Betriebliches Gesundheitsmanagement
Einführung & Anleitung – In 6 Schritten zum eigenen BGM!

Wie du ein eigenes Betriebliches Gesundheitsmanagement in deinem Unternehmen in 6 einfachen Schritten einführst, erfährst du in dieser ausführlichen Anleitung. Die 6 Schritte unterteilen sich dabei in die Bedarfsbestimmung, Analyse, Maßnahmenplanung, Umsetzung der BGM-Maßnahmen, die Evaluation und die Prozessoptimierung für das betriebliche Gesundheitsmanagement.

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Podcast-Episode – In 6 Schritten zum eigenen BGM

1. Schritt – Die Bedarfsbestimmung für das BGM

Die Bedarfsanalyse und Bedarfsbestimmung des betrieblichen Gesundheitsmanagements bildet die Basis für das eigene BGM. Hierbei sollten die eigenen Beweggründe für die Einführung des betrieblichen Gesundheitsmanagement erörtert werden. Hierbei hilft die Frage „Warum soll ein betriebliches Gesundheitsmanagement eingeführt werden?“. Zu den verschiedenen Gründen für die Einführung eines BGMs können beispielsweise hohe Fehlzeiten, eine alternde Belegschaft, schlechte Teamstimmung, Fachkräftemangel oder einfach nur der Vorsorge- und Optimierungsgedanke zählen.

Die Entscheidung für oder gegen die Einführung des betrieblichen Gesundheitsmanagements sollte sowohl von der Geschäftsführung, als auch von allen beteiligten Akteuren klar getroffen werden. Aus meiner Erfahrung heraus, bringt es nichts, wenn das BGM nur als „notwendiges Übel“ betrachtet wird. Sofern nicht alle Beteiligten an einem Strang ziehen, wird es zum ständigen Kampf um Budget-Freigaben im Rechtfertigungsmodus.

Sind die Schmerzpunkte groß genug (z.B. hohe Fehlzeiten, hohen Krankheitskosten, hohe Fluktuation, schlechte Stimmung) dann steht dem BGM meistens nichts im Weg.

Nach der Klärung, weshalb das Gesundheitsmanagement eingeführt werden soll, heißt es Ziele stecken. Hierbei sind Antworten darauf zu finden, was der Sinn und Zweck des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist. Ein Ziel besteht dabei immer aus einem Inhalt, dem Ausmaß und die Zeit! Es sollte ein übergeordnetes Ziel mit mehreren Teilzielen gesteckt werden. Das übergeordnete Ziel sollte anhand der vorher festgelegten Beweggründe abgeleitet werden. Ist der Hauptgrund beispielsweise „hohe Krankenstände“, dann wäre das übergeordnete Ziel „Senkung des Krankenstandes auf 3% innerhalb der nächsten 3 Jahre“. Die „Senkung des Krankenstanden“ wäre der Inhalt, „auf 3 %“ wäre das Ausmaß und „innerhalb der nächsten 3 Jahre“ wäre die Zeitangabe des Ziels.

Anhand des Hauptziels können dann Teilziele abgeleitet werden. Beispielsweise wäre die „Senkung des Krankenstandes um X% innerhalb des nächsten Jahres“ denkbar, sodass man das Hauptziel in kleinere Meilensteine einteilt. Alternativ wären auch abgewandelte Teilziele denkbar. So könnte man beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, da zufriedene Mitarbeiter auch weniger Krankenstände aufweisen. Oder auch die Senkung der Unfallrate ist zu überlegen (sofern ein Problem in diesem Bereich besteht).

Zur Festlegung der Ziele ist eine Orientierung an den Benchmarks und Branchenzahlen empfehlenswert.

Podcast-Episode: 1. Schritt – Die Bedarfsbestimmung für Betriebliches Gesundheitsmanagement

Nach der Erörterung der Gründe und der Festlegung der Ziele muss als nächstes ein Projektstart festgelegt werden. Der Mensch braucht für eine Aufgabe genau so lange, wie er dafür Zeit hat. Ohne die Festlegung des Projektstartes wird häufig nur wenige Priorität dem BGM zugemessen, sodass es niemals richtig startet. Durch eine Projektstart-Deadline sieht es schon ganz anders aus. Wichtig ist, der Projektstart sollte realistisch terminiert sein. Außerdem sollten neben dem eigentlichen Start auch weitere Meilensteine zeitlich definiert sein. Da das BGM aus den Schritten Bedarfsbestimmung, Analyse, Planung, Umsetzung, Evaluation und Prozessoptimierung besteht, sollten für alle Etappen entsprechende Zeitpunkte bestimmt werden.

Als nächstes sollten nun die BGM-Budgets festgelegt werden. Dabei ist zu klären, welche finanziellen Mittel für das betriebliche Gesundheitsmanagement zu Verfügung stehen bzw. gestellt werden können. Bei der Budget-Festlegung gibt es drei Wege:

1. Die Geschäftsleitung legt einfach ein Budget fest und der Gesundheitsmanager bzw. Projektverantwortliche muss dann versuchen, das Beste daraus zu machen. Dieser Weg ist nicht zu empfehlen, da die Zielerreichung in diesem Falle stark gefährdet ist. Bei diesem Vorgehen ist der Gesundheitsmanager immer gezwungen, die günstigsten statt die effektivsten Maßnahmen einzukaufen. Und wer billig kauft…
2. Das BGM-Budget wird anhand der Beschäftigtenzahl festgelegt. Es gibt also ein „Pro-Kopf-Budget“, welches dann mit der Gesamtanzahl multipliziert wird. Dieses Vorgehen ist beispielsweise bei noch wachsenden Unternehmen zu empfehlen. Je mehr Mitarbeiter im Betrieb beschäftigt sind, umso höher wird das entsprechende Budget.
3. Anhand der Projektziele werden im Groben entsprechende Projektmaßnahmen festgelegt sowie dazugehörige Angebote eingeholt. Dadurch bekommt man ein Gefühl für die notwendigen Finanzmittel. Somit wird das Budget anhand der Maßnahmen festgelegt, statt dass das Budget die Maßnahmen festlegt. Im schlechtesten Fall übersteigt bei dieser Variante das geplante BGM-Budget die verfügbaren Mittel des Unternehmens. Aber dann kann immer noch der Rotstift angesetzt werden oder aus anderen Unternehmensbereichen verfügbare Ressourcen bereit gestellt werden.

Egal welchen Weg ihr geht – ich rate strickt davon ab, ohne festgelegte Budgets zu arbeiten. Schließlich ist bereits das BGM-Budget eine entsprechende Kennzahl. Außerdem ist es für den Gesundheitsmanager und auch die BGM-Dienstleister sehr frustrierend, wenn ständig nur Pseudo-Angebote besprochen werden, welche dann von der Geschäftsleitung Ablehnung erhalten.

Nun haben wir bereits unsere Gründe, Ziele und das Budget festgelegt. Im nächsten Schritt sollten nochmal alle beteiligten Akteure bezüglich der BGM-Einführung angesprochen werden. Somit werden Interessenskonflikte vermieden. Meistens sind folgende Schnittstellen beim BGM beteiligt: Bereichsleiter, Personalbereich, Personalentwicklung, Betriebsrat, Personalrat, Qualitätsmanagement, Controlling, Arbeitsschutzbeauftragte, Marketingabteilung, Gewerkschaften, Krankenkassen, Unfallversicherungen, Steuerberater, Lohnbüro, Datenschutzbeauftragter, Externe BGM- Dienstleister, Schwerbehindertenvertretung, Betriebsarzt und Suchtberatung.

Nachdem alle Beteiligten mit an Bord sind, sollte das Unternehmensleitbild überprüft und eventuell angepasst werden. Hierzu habe ich bereits ausführlich bei den „Erfolgsfaktoren für betriebliches Gesundheitsmanagement“ berichtet. Nur, wenn das Unternehmensleitbild mit dem Thema BGM zusammenpasst, ist ein ganzheitliches und nachhaltiges betriebliches Gesundheitsmanagement möglich!

YouTube-Episode: 1. Schritt – Die Bedarfsbestimmung für Betriebliches Gesundheitsmanagement

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Sofern es noch keinen Gesundheitsmanager im Unternehmen gibt, sollte spätestens jetzt entschieden werden, wer hauptverantwortlicher BGM-Projektleiter ist. Dabei sollten die Handlungs- und Entscheidungsbefugnisse klar geregelt sein, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Die Wahl des BGM-Projektleiters sollte gut überlegt sein. Idealerweise hat die gewählte Person ein hohes Interesse an Gesundheit und Bewegung, sodass diese Person mit bestem Beispiel voran geht und die Beschäftigten zur Maßnahmenteilnahme motiviert. Außerdem besitzt eine solche gesundheitsbewusste Person häufig wichtige Kontakte, damit das BGM einfacher aufgebaut werden kann. Je nach Größe des Unternehmens kann darüber hinaus ein Arbeitskreis Gesundheit gebildet werden. Dieser kann aus Mitarbeitern der verschiedenen Unternehmensbereiche sowie aus weiteren gesundheitsbewussten und motivierten Mitarbeitern bestehen. Nach Möglichkeit, sollten sich alle Mitarbeiter beteiligen können, welche sich beteiligen wollen!

Nach der Bestimmung des BGM-Projektleiters (Gesundheitsmanagers) bzw. der Gründung des Arbeitskreises Gesundheit müssen die Aufgaben entsprechend verteilt werden. Auch hierbei müssen Inhalte festgelegt sowie Zeitpunkte gesetzt werden, damit eine zielgerichtete Arbeitsweise in der Gruppe geschaffen wird.

Damit deine Bedarfsbestimmung problemlos verläuft, habe ich eine kostenlose Checkliste „6 Schritte BGM“ für dich entwickelt. BGM-CHECKLISTE HERUNTERLADEN

Sofern alle Punkte der Bedarfsbestimmung erledigt sind, kann der Gesundheitsmanager bzw. der Arbeitskreis Gesundheit mit der Analysephase des BGMs beginnen.

2. Schritt – Die Analysephase für betriebliches Gesundheitsmanagement

Bevor die eigentlichen BGM-Maßnahmen starten können, muss als erstes analysiert werden, welche Maßnahmen überhaupt notwendig sind. Klingt logisch, wird allerdings in der Praxis gelegentlich vernachlässigt. Nicht selten, wird einfach die Planung eines Gesundheitstages in Angriff genommen, ohne vorab eine BGM-Analyse durchzuführen. Ebenso werden andere BGF-Maßnahmen ohne die Basis-Schritte in den Arbeitsalltag „hineingeschmissen“.

Im Sinne eines ganzheitlichen und nachhaltigen betrieblichen Gesundheitsmanagements ist dieses Vorgehen allerdings nicht zu empfehlen. Mit Hilfe von verschiedenen Analysetools können die Grundlagen für ein erfolgreiches BGM geschaffen werden.

Eines der ersten und wichtigsten Instrumente, ist die Überprüfung der Fehlzeitenstatistik. Hierbei kann analysiert werden, wie viele AU-Tage im Mitarbeiter-Durchschnitt sowie welcher Krankenstand zustande gekommen ist. Dabei können die Daten des gesamten Unternehmens sowie aus einzelnen Bereichen und Abteilungen miteinander verglichen werden. Außerdem ist der Vergleich mit dem Bundes-Durchschnitt sowie Branchenkennzahlen als Benchmark sinnvoll. Solche Kennzahlen erhalten Sie häufig kostenfrei in sogenannten Fehlzeiten-Reports der gesetzlichen Krankenkassen.

Sollten bestimmte Abteilungen in der Fehlzeitenstatistik negativ herausstechen, besteht hier ein erster Handlungsbedarf. Sollten Abteilungen besonders positiv auffallen, dann lohnt sich auch hier ein genauer Blick, um die möglichen Gründe festzustellen.

Neben der Fehlzeitenstatistik sollte die Unfallstatistik überprüft werden. Je nach Branche ist hat die Unfallstatistik eine über- oder untergeordnete Rolle. Bei einer Verwaltungsbehörde mit klassischen Bürojobs sollte die Unfallstatistik sehr gering ausfallen, sodass unfallbedingt nur geringe Fehlzeiten entstehen. Bei körperlichen Tätigkeiten sieht es dagegen schon anders aus. Ein schönes Beispiel der Unfallvermeidung und einer einfachen BGM-Maßnahme war die Pflicht zu festem Schuhwerk des Pflegepersonals in einer Pflegeeinrichtung. Vorher durften die Mitarbeiter/innen auch Pantoletten und Clogs tragen. Allerdings sind die Beschäftigten nicht selten gestolpert, was entsprechende Verletzungen nach sich zog. Anhand von Unfallberichten und Unfallstatistiken können entsprechende Sicherheitsmaßnahmen abgeleitet werden.

Podcast-Episode: 2. Schritt – Die Analysephase für das BGM

Größere Unternehmen können häufig bei den gesetzlichen Krankenkassen einen eigenen Gesundheitsbericht anfordern. Hierbei ist meistens eine Mitarbeiteranzahl von mindestens 50 Beschäftigten von der jeweiligen Krankenkasse notwendig, damit die Anonymität des Einzelnen gewährleistet werden kann. Dieser betriebliche Gesundheitsbericht gibt Auskunft über die Gesundheitszustände der Belegschaft und Belastungsschwerpunkte im Unternehmen. Darüber hinaus gibt es Vergleiche der Arbeitsunfähigkeitszeiten und der häufigsten Krankheitsarten mit Durchschnittswerten der Branche sowie betriebsintern zwischen verschiedenen Tätigkeitsbereichen. Somit können Problemfelder schnell identifiziert werden. Einige Krankenkassen bieten auch bereits bei kleineren Beschäftigtenzahlen eine abgespeckte Variante des betrieblichen Gesundheitsberichtes.

Als weitere Messinstrumente dienen eine Altersstruktur-Analyse sowie eine Geschlechterverteilung. Die besten BGM- und BGF-Maßnahmen der Welt nützen nichts, wenn Sie nicht zum Bedarf der Zielgruppe passen bzw. nicht von der Zielgruppe akzeptiert werden. Ein Kurs zur Sturzprävention findet wohl kaum Anklang bei den Azubis, ein Beckenbodentraining für die Männer von der Baustelle wird auch eher schwierig. BGM ist somit Marketing mit den eigenen Beschäftigten als Zielgruppe.

Das Durcharbeiten von Tätigkeitsanalysen und Gefährdungsbeurteilungen gibt ebenfalls viele Hinweise auf mögliche Handlungspunkte. Mit der Reduzierung der Gefahren sinkt das Potenzial für Unfälle. Dabei eignet sich eine Kombination aus verhaltens- und verhältnispräventiven Maßnahmen. Eine Verhältnisprävention wäre beispielsweise die Anschaffung von höhenverstellbaren Tischen. Eine Verhaltensprävention ist z. B. eine Belehrung oder Schulung zum sicheren und ordnungsgemäßen Umgang mit einer bestimmten Maschine.

Um die Partizipation der Beschäftigten zu gewährleisten eignet sich eine Mitarbeiterbefragung zum betrieblichen Gesundheitsmanagement. Da dieses Messinstrument sehr vielfältig ist, werden wir hierzu einen separaten Beitrag sowie Podcast-Episoden erstellen. Grundsätzlich kann die Mitarbeiterbefragung in Papierform oder digital erstellt werden. In kleineren Betrieben kann die Befragung auch als mündliches Interview durchgeführt werden. Außerdem kann sich ein Interview mit ausgewählten Personen wie beispielsweise Bereichsleiter, Arbeitsmediziner, Sicherheitsbeauftragte oder dem Betriebsrat eignen. Im Rahmen der Mitarbeiterbefragung können der Bedarf und die Bedürfnisse der Beschäftigten ermittelt werden sowie eine Meinungsabfrage zu Arbeitsschutz, Arbeitsorganisation, Arbeitszufriedenheit, Unternehmensverbundenheit, den Arbeitsmitteln etc. getätigt werden. Wichtig ist bei jeder Befragung die Kommunikation, sowohl vorab, als auch im Anschluss. Der Sinn und Zweck sowie die Ergebnisse müssen lückenlos kommuniziert werden, da ansonsten eine geringe Beteiligungsquote und Unmut droht. Außerdem sollten den Befragungsergebnissen dann auch Taten folgen.

YouTube-Episode: 2. Schritt – Die Analysephase für das BGM

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Ein weiteres Analysetool, welches auch gleichzeitig eine BGF-Maßnahme darstellt, sind diverse Gesundheits-Checks. Diese Check-Ups dienen jedem einzelnen Beschäftigten bereits als Bestandsaufnahme des eigenen gesundheitlichen Zustands. Es können von den Dienstleistern bereits weiterführende Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden, sodass das BGM bereits in vollem Gange ist. Als Unternehmen kann man mit den Dienstleistern vereinbaren, dass anonyme Gruppenauswertungen bereitgestellt werden. Die Liste der Gesundheits-Checks ist vielfältig. Hierzu zählen Rückenscans, Körperanalysemessungen, Fitness-Test, Balance-Checks, Stressmessungen, Biofeedback, Blutdruckmessungen, Ermittlung des Lungenvolumens, Sehtest, Hörtest und vieles mehr. Mit der Kombination aus Analysetool und BGF-Maßnahme werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen.

Abschließend werden alle Ergebnisse für die Geschäftsleitung, für den Arbeitskreis Gesundheit und für die Mitarbeiter/innen in übersichtlicher Form dargestellt und kommuniziert. Gegebenenfalls können hierzu verschiedene Varianten des Analyseberichtes veröffentlicht werden (z. B. Ausführliche Variante für den Arbeitskreis, gekürzte Fassung für die Mitarbeiter). Natürlich sollten sich die Kernaussagen dabei nicht unterscheiden. Schlussendlich steht die Überprüfung aller Kriterien der Analysephase an.

Damit die Analysephase optimal abläuft, habe ich für dich eine Checkliste „6 Schritte BGM“ entwickelt. GRATIS BGM-CHECKLISTE HERUNTERLADEN. Nachdem die Analysephase geschafft ist, geht es zum dritten Schritt des betrieblichen Gesundheitsmanagements – die Planung der BGM-Maßnahmen.

3. Schritt – Die Maßnahmenplanung für Betriebliches Gesundheitsmanagement

Nachdem in der Bedarfsbestimmung und Analysephase die Grundlagen gelegt wurden, stellt die Planung der BGM-Maßnahmen den wichtigsten Schritt im gesamten BGM-Prozess dar. Wenn dieser Schritt gut durchgeführt wird, dann sollten die restlichen BGM-Phasen problemlos ablaufen.

Die Maßnahmenplanung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements startet mit der Präsentation des Analyseberichts im Arbeitskreis Gesundheit. Nachdem letzte Anmerkungen verarbeitet wurden, kann der Analysebericht in der Führungsrunde sowie für die Belegschaft veröffentlicht werden.

Mit Hilfe des Analyseberichts werden in nächsten Schritt geeignete BGM-Maßnahmen abgeleitet. Dabei sollte eine Kombination aus Verhaltens- und Verhältnisprävention bestehen. Unter Verhaltensprävention werden BGM-Maßnahmen verstanden, welche das Verhalten aller Beschäftigten gesundheitsförderlich beeinflusst. Hierzu zählen beispielsweise Vorträge zur gesunden Ernährung oder Schulungen zum ergonomischen Heben, Bücken und Tragen. Im Vergleich dazu ist die Verhältnisprävention eine gesundheitsförderliche Anpassung der Arbeitsverhältnisse. Die kann beispielsweise die Anschaffung von ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Tischen darstellen.

Nachdem alle potenziellen Maßnahmen erarbeitet wurden, sollte man diese priorisieren und sortieren. Idealerweise startet man mit den Maßnahmen, welche den meisten Erfolg und das größte Potenzial versprechen. Des Weiteren entscheiden auch die verfügbaren Ressourcen über die Reihenfolge der Maßnahmen. Bei jeder einzelnen BGM-Maßnahme des betrieblichen Gesundheitsmanagements sollten die personellen, finanziellen, materiellen organisatorischen und zeitlichen Ressourcen ermittelt und bestimmt werden.

Bei den personellen Ressourcen müssen innerhalb des Arbeitskreises Gesundheit die Zuständigkeiten und Aufgabengebiete verteilt werden. Das verfügbare BGM-Budget steht nun final auf dem Prüfstand, wenn es um die finanziellen Ressourcen geht. Meine Empfehlung ist ganz klar: Qualität vor Quantität. Es ist deutlich angenehmer als Gesundheitsmanager, wenn sich die Mitarbeiter um die wenigen verfügbaren Plätze drängeln, anstatt ständig nur Kritik auf Grund mangelnder Qualität zu bekommen.

Podcast-Episode: 3. Schritt – Die BGM-Maßnahmenplanung für Betriebliches Gesundheitsmanagement

Hinsichtlich der materiellen Ressourcen muss geprüft werden, ob beispielsweise zusätzliche Räume gemietet werden müssen. Außerdem sollten die materiellen Ressourcen auch beim Anbietervergleich mit berücksichtigt werden. Schließlich nützt es nichts, wenn ein Dozent 100€ günstiger ist, dafür aber keine Technik & Equipment mitbringt. Dadurch können zusätzliche Kosten für einer Beamer, Moderationskoffer, Flip-Chart etc. entstehen, sodass der eigentliche Preisvorteil zum Nachteil wird.

Ebenfalls wichtig sind die organisatorischen Ressourcen. Mir ist es tatsächlich auch schon passiert, dass ich vor verschlossener Tür stand, weil niemand daran gedacht hat, mich in das Firmengebäude zu lassen. Die Teilnehmer saßen im Seminarraum bei Kaffee und Plätzchen, während ich wie wild an diversen Türen und Fenstern klopfte. So etwas ist besonders unterhaltsam, wenn das Vortragsthema „Stressmanagement“ lautet…

Bei den zeitlichen Ressourcen sollten vor allem Ferien- und Urlaubszeiten sowie arbeitsintensive Phasen bei der Maßnahmenplanung berücksichtigt werden. Außerdem sollte geprüft werden, ob die BGM-Maßnahmen während oder außerhalb der Arbeitszeiten durchgeführt werden können. Aus unserer Erfahrung heraus ist die Teilnahmequote während der Arbeitszeit deutlich höher. Solche Rahmenbedingungen wie die Arbeitszeitverrechnung oder eine Kostenbeteiligung durch die Beschäftigten muss vor der Veröffentlichung der Maßnahmen eindeutig geregelt sein. Alle Beteiligten müssen die Rahmenbedingungen kennen, da ansonsten Ärger vorprogrammiert ist. Sind die Spielregeln geklärt, dann gibt es hierbei auch keine Probleme.

Ein weiterer Punkt der Maßnahmenplanung ist die Entwicklung und Abstimmung von Motivationsinstrumenten. Nicht immer werden alle BGM-Maßnahmen mit einem Anmeldungssturm überrannt. Für den Fall, dass die Beteiligungsquote eher gering ausfällt, müssen sie vorbereitete Motivationsinstrumente in der Schublade haben. Bei den Motivationsinstrumenten kann man der Kreativität freien Lauf lassen – Egal ob Geldprämien, Sachprämien, Freizeitausgleich oder Bonussysteme; es gibt viele Möglichkeiten zur Motivationssteigerung.

Nachdem der Maßnahmenkatalog inhaltlich, zeitlich und finanziell gestrickt ist, wird dieser innerhalb des Arbeitskreises Gesundheit sowie in der Führungsrunde und bei der Belegschaft präsentiert. Vor allem die Veröffentlichung und Präsentation bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollte an dieser Stelle gut durchdacht sein. Schließlich möchten wir möglichst viele Teilnehmer für die Maßnahmen gewinnen. Ein einfacher Flyer, Plakat oder eine Rundmail reicht häufig nicht aus. An dieser Stelle kann die Zusammenarbeit mit der eigenen Marketingabteilung oder mit erfahrenen BGM-Dienstleistern von Vorteil sein.

YouTube-Episode: 3. Schritt – Die BGM-Maßnahmenplanung für Betriebliches Gesundheitsmanagement

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Der letzte Schritt der BGM-Maßnahmenplanung ist die Entwicklung von Auswertungsinstrumenten je Maßnahme. Für Vorträge und Seminare sollten entsprechende Feedback-Fragebögen für die Teilnehmer entwickelt werden. Somit kann die Qualität der Dozenten, aber auch die Themenauswahl, der Ankündigungsprozess, die Raumauswahl, die Organisation und vieles mehr abgefragt werden. Ein solches Auswertungsinstrument sollte nach Möglichkeit für jede einzelne Maßnahme entwickelt werden. Dadurch wird bereits die Basis für den letzten Schritt des erfolgreichen betrieblichen Gesundheitsmanagements gelegt – die Prozessoptimierung. Mit Hilfe der Auswertungstools wird die Ableitung von Optimierungsprozessen deutlich erleichtert.

Zum Abschluss der BGM-Maßnahmenplanung sollten noch einmal alle einzelnen Punkte aus einer Art „Vogelperspektive“ überprüft werden, damit auch wirklich nichts übersehen wird. Des Weiteren unterstützt unsere kostenfreie Checkliste „6 Schritte BGM“ um den Überblick bei der BGM-Maßnahmenplanung zu bewahren. JETZT BGM-CHECKLISTE HERUNTERLADEN. Nachdem die Maßnahmen geplant sind, geht es zum vierten Schritt des BGM – die Umsetzung der BGM-Maßnahmen.

4. Schritt – Die Umsetzung der BGM-Maßnahmen

Nachdem die BGM-Maßnahmen geplant wurden, geht es jetzt an die Umsetzung. An der ersten Stelle steht hierbei die Kommunikation der geplanten Maßnahmen. Jede einzelne Maßnahme muss so veröffentlicht und kommuniziert werden, dass die Belegschaft eine hohe Resonanz und Nachfrage erzeugt. Auf Grund der heutigen Informationsflut genügt es leider nicht mehr, eine einfache Info-Mail zu schreiben oder einen Aushang am „schwarzen Brett“ aufzuhängen. Betriebliches Gesundheitsmanagement ist zu großen Teilen internes Marketing. Somit müssen Mailschreiben ansprechende sowie interessante Betreffzeilen und Textblöcke enthalten. Auch Poster und Flyer müssen werbewirksam gestaltet werden. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl an weiteren Möglichkeiten. Falls Sie beispielsweise eine eigene Betriebskantine besitzen, könnte man den BGM-Jahreskalender als Tablett-Aufleger drucken. Es ist eine kostengünstige Variante, täglich auf das betriebliche Gesundheitsmanagement einschließlich der BGM-Maßnahmen hinzuweisen. Eine tolle Möglichkeit bei Kursangeboten ist die „Trainervorstellung“. Bei kleineren Teams könnte man vor Beginn eines neuen Kursangebotes die Trainerkraft zu einer kurzen Vorstellungsrunde inklusive Frage- und Antwort-Runde einladen. Dadurch können die Mitarbeiter einen ersten Eindruck gewinnen und Bedenken abbauen. Alternativ kann die Trainerkraft eine kleine Videobotschaft einsprechen, welche in einer Rundmail an die Belegschaft geschickt wird.

Bei einer größeren Mitarbeiteranzahl können verschiedene Werbetexte auch gegeneinander getestet werden. So kann beispielsweise „Werbetext A“ an 50 Personen und „Werbetext B“ an 50 Personen geschickt werden. Der Werbetext, welcher mehr Anmeldungen bzw. Rückmeldungen erhält, wird an den Rest der Belegschaft geschickt. Dieses Austesten ist eine gängige Methode im E-Mail-Marketing.

Die Anmeldung zu den verschiedenen Veranstaltungen sollte sowohl für die Mitarbeiter, als auch den Gesundheitsmanager so einfach wie möglich gehalten werden. Eine „Rückmeldung per Mail“ ist einfach nicht mehr zeitgemäß und führt nur zu einem vollen Mail-Postfach. Es gibt inzwischen einfache, übersichtliche und sogar kostenfreie Tools (z. B. Google Formulare) für Anmeldungsprozesse. Dabei sollte natürlich stets der Datenschutz einschließlich der DSGVO berücksichtigt werden. Idealerweise werden die Prozesse so gestaltet, dass ein dauerhaftes Monitoring der Anmeldezahlen möglich ist. Dadurch kann jederzeit eingegriffen werden, um die Mitarbeiter nochmals zu aktivieren oder die Motivationstools (aus dem 3. Schritt) genutzt werden. 

Podcast-Episode: 4. Schritt – Die Umsetzung der BGM-Maßnahmen

Nach der erfolgreichen Kommunikation, Veröffentlichung und Anmeldung der BGM-Maßnahmen sollten die letzten Detailabsprachen mit den BGM-Dienstleistern getroffen werden. Auch wenn scheinbar alles besprochen wurde, eine kurze Rückabsicherung 3-7 Tage vor der Veranstaltung schützt deutlich vor bösen Überraschungen. Im schlechtesten Fall bleibt somit genügend Zeit, um eine Notfalllösung zu organisieren oder die Teilnehmer über die Absage zu unterrichten.

Am Vortag der Veranstaltung oder spätestens am Tag der Veranstaltung sollten die letzten organisatorischen Vorbereitungen getroffen werden. Hierzu zählen die Bereitstellung von Getränken, die Bestellung von Essen und Snacks oder die Lüftung des Raumes. Im Anschluss können die Veranstaltungen erfolgreich starten. Bei der eigentlichen Durchführung der Veranstaltungen ist es verhältnismäßig entspannt für den Gesundheitsmanager. Idealerweise besucht der Gesundheitsmanager eine Vielzahl der Angebote selbst, um als positives Vorbild zu fungieren.

YouTube-Episode: 4. Schritt – Die Umsetzung der BGM-Maßnahmen für Betriebliches Gesundheitsmanagement

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Am Ende jeder Veranstaltung oder wenige Tage nach der Veranstaltung sollten die vorbereiteten Auswertungsinstrumente wie beispielsweise die Feedback-Fragebögen an die Teilnehmer der Veranstaltung rausgeschickt werden. Auch hierzu gibt es eine Vielzahl an hilfreichen Online-Tools. Aus eigener Erfahrung empfehle ich eine regelmäßige Auswertung der Feedbackbögen, anstatt erst am Jahresende alle Feedbackbögen auszuwerten. Es ist vergleichbar mit der jährlichen Steuererklärung – Je größer der Papierstapel, umso geringer ist die Motivation sich hindurch zu kämpfen. Außerdem erhält man sofortige Ergebnisse und kann gegebenenfalls noch gegensteuern. Sollte ein Referent beispielsweise schlecht abschneiden, dann kann man sich bereits nach einer besseren Alternative umschauen.

Abschließend sollte alle genannten Punkte nochmal ausführlich überprüft werden, bevor es zur Evaluation des betrieblichen Gesundheitsmanagements geht. Zur Unterstützung der Maßnahmenumsetzung dient unsere kostenfreie Checkliste „6 Schritte BGM“.  CHECKLISTE DOWNLOADEN.

5. Schritt – Die Evaluation für betriebliches Gesundheitsmanagement

Die Evaluation ist stark vergleichbar mit der Analyse. Sie ist eine Art „zweite Analysephase“. Als ersten Schritt in der Phase der Evaluation sollte überprüft werden, ob die durchgeführten Maßnahmen auch tatsächlich zu den analysierten Problemfeldern passten. Gelegentlich verliert man das eigentliche Ziel aus den Augen und wählt plötzlich BGM-Maßnahmen aus, die zur ursprünglichen Agenda gar nicht passten. Sofern die durchgeführten Maßnahmen auch tatsächlich zu den ursprünglichen Bedürfnissen und Analysen passen, dann geht es zur Ermittlung der Teilnehmerzahlen.

Eine sehr einfache Kennzahl sind die Teilnehmerzahlen in den verschiedenen BGM-Maßnahmen. Anhand der Teilnehmerzahlen können bereits beliebte Maßnahmen festgestellt werden. Bei den weniger beliebten Maßnahmen, ist es die Aufgabe des Gesundheitsmanagers, Nachforschungen zu betreiben. Gegebenenfalls müssen Anpassungen für entsprechende Folgeangebote getätigt werden. Sollten bestimmte Maßnahmen mit einer besonders hohen Teilnehmerzahl herausstechen, lohnt sich auch hier eine entsprechende Analyse, um mögliche Vorteile auch auf andere Maßnahmen zu übertragen.

Neben der eigentlichen Teilnehmerzahl ist vor allem auch die Reichweite besonders interessant. Im Vergleich zur Teilnehmerzahl wird hierbei die Anzahl an unterschiedlichen Teilnehmern gemessen. Es ist zwar toll, wenn sich bei 5 BGM-Maßnahmen jeweils 20 Personen beteiligen, allerdings ist es problematisch, wenn es immer die gleichen 20 Personen sind. Somit erreicht man also nicht 100 Personen mit dem BGM, sondern lediglich 20 Personen.

Grundsätzlich sollte man sich für jede einzelne BGM-Maßnahme ein kleines Ziel stecken. Dies kann ein Budget-Ziel, ein Teilnehmerziel oder ein Zufriedenheitsziel sein. Und diese einzelnen Ziele sollten im Rahmen der Evaluation überprüft werden. Diese kleinen Teilziele helfen dabei, die großen Ziele zu erreichen sowie Prozessoptimierung (6. Schritt) zu betreiben. Sollte beispielsweise das Budget regelmäßig ausufern, dann kann das Teilziel „Budgeteinhaltung“ für die einzelnen Maßnahmen helfen.

Podcast-Episode: 5. Schritt – Die Evaluation für betriebliches Gesundheitsmanagement

Des Weiteren sollten in der Evaluation die Analysetools und Motivationsinstrumente auf den Prüfstand gestellt werden. In der Theorie sieht der Feedbackfragebogen häufig sehr gut aus – in der Praxis ist es dann vielleicht ganz anders. Es werden manchmal Fragen falsch verstanden, es werden die Feedbackbögen nicht richtig ausgefüllt oder sogar an der falschen Stellen abgegeben, weil die Beschreibung nicht eindeutig war. Die Praxiserprobung zeigt häufig die Fehlerquellen auf, welche spätestens jetzt beseitigt werden sollten. Ebenso verhält es sich mit den Motivationsinstrumenten, sofern diese genutzt werden mussten. Hierbei steht vor allem die Funktion zur Motivation auf dem Prüfstand.

Die Evaluationsphase ist außerdem ein idealer Zeitpunkt, um erneute Gesundheits-Checks durchzuführen. Genau wie in der Analysephase nutzen die einzelnen Ergebnisse dem jeweiligen Teilnehmer und gleichzeitig können Gruppenanalysen für den Gesundheitsmanager dienlich sein. Somit kann ein Vorher-Nachher-Vergleich erstellt werden, welcher neben den „harten“ betriebswirtschaftlichen Kennzahlen auch einige „weiche“ Gesundheits-Kennzahlen enthalten. Wie bereits erwähnt, können Rückenscans, Körperanalysemessungen, Fitness-Tests, Balance-Checks, Stressmessungen, Biofeedback, Blutdruckmessungen, Ermittlung des Lungenvolumens, Seh-Tests oder Hör-Tests zu den Gesundheits-Checks zählen.

Nichtsdestotrotz sollten auch die „harten“ Kennzahlen im Vorher-Nachher-Vergleich gegenübergestellt werden und mit den gesteckten Zielen verglichen werden. Anhand dieser Entwicklungsanalyse kann festgestellt werden, ob es beispielsweise zu einer Reduzierung der Fehlzeiten und des Krankenstandes kam oder ob sich die Geschlechterverteilung und Altersstruktur verändert haben. Ebenfalls sollte die psychischen Gefährdungsbeurteilungen und Tätigkeitsanalysen aktualisiert werden.

Anhand der ermittelten Kennzahlen kann die Wirtschaftlichkeit des gesamten BGM-Prozesses überprüft werden. Es ist zu klären, welche Kosten entstanden sind und welcher Return on Invest durch die gesundheitsfördernden Maßnahmen erzielt wurde.

YouTube-Episode: 5. Schritt – Die Evaluation für das BGM

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Abschließend lohnt sich eine erneute Mitarbeiterbefragung. Hierzu kann die ursprüngliche Befragung aus der Analysephase als Grundlage dienen. Dabei können der Bedarf und die Bedürfnisse der Beschäftigten ermittelt werden sowie eine Meinungsabfrage zu Arbeitsschutz, Arbeitsorganisation, Arbeitszufriedenheit, Unternehmensverbundenheit, den Arbeitsmitteln etc. getätigt werden. Darüber hinaus sollten Meinungen zum bisherigen BGM-Prozess, zur Kommunikation sowie Verbesserungswünsche zum betrieblichen Gesundheitsmanagement in die Befragung integriert werden.

Zu guter Letzt sollten alle Ergebnisse entsprechend aufgearbeitet werden, um einen entsprechenden Auswertungsbericht zu verfassen.

Zu den genannten Punkten der Evaluation des betrieblichen Gesundheitsmanagements haben wir eine kostenlose Checkliste für dich entwickelt: BGM-CHECKLISTE HERUNTERLADEN.

6. Schritt – Die Prozessoptimierung für nachhaltiges BGM

Fast geschafft – Wir sind beim letzten Schritt des betrieblichen Gesundheitsmanagements angekommen, die Prozessoptimierung für ein nachhaltiges betriebliches Gesundheitsmanagement. Dieser Schritt dient zur Reflektion der einzelnen Schritte des eigenen betrieblichen Gesundheitsmanagements. Nach der Bedarfsbestimmung, der Analyse, der BGM-Maßnahmenplanung, der Umsetzung der BGM-Maßnahmen und der Evaluation muss nun der gesamte Prozess aus einer Vogelperspektive betrachtet werden.

Hierbei dient der Auswertungsbericht, welcher idealerweise innerhalb des Projektteams präsentiert und diskutiert werden sollte. Hierbei sollten bereits positive und negative Aspekte des BGM-Prozesses besprochen werden sowie erste Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden. Nach der Präsentation im Projektteam sollte eine Präsentation in der Führungsrunde erfolge. Wie bereits in der Bedarfsbestimmung angedeutet, funktioniert ein erfolgreiches BGM nur, wenn auch die Geschäftsführung und die Vorgesetzten voll und ganz hinter dem Projekt stehen. Hierbei sollten auch die Zielerfüllungen besprochen sowie die Anpassungsvorschläge kommuniziert werden. Des Weiteren sollte es einen kleinen Ausblick in die Zukunftsplanungen des BGMs geben.

Nach der Führungsrunde steht abschließend die Präsentation der Ergebnisse bei der Belegschaft an. Hierbei können die durchgeführten Maßnahmen reflektiert werden. Dazu kann auch Bildmaterial und Teilnehmerfeedback dienen. Dieser Einblick ist vor allem auch für neue Mitarbeiter sowie potenzielle Teammitglieder (z. B. Schülerpraktikanten) interessant. Die Präsentation bei der Belegschaft kann beispielsweise über das Intranet, als Rundmail, im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung oder eines Events gezeigt sowie als persönliche Nachricht per Brief versendet werden.

Neben den verschiedenen Ergebnispräsentationen ist vor allem die Integrierung eines dauerhaften BGM-Kennzahlensystems wichtig. Mit Hilfe eines smarten Kennzahlensystems kann man jederzeit und unkompliziert alle wichtigen BGM-Kennzahlen auf einem Blick in der Übersicht. Hierzu ist die Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen von Bedeutung. Schnittstellen sind beispielsweise die Personalabteilung, das Lohnbüro oder das Controlling. Innerhalb des Kennzahlensystems sollten Kennzahlen wie die Altersstruktur, die Geschlechterverteilung, der Krankenstand, die Fehlzeitenkosten, die AU-Tage, BEM-Statistiken und einiges mehr enthalten sein.

Anhand der Kennzahlen können Anpassungen und Optimierungen von personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen vorgenommen werden. Durch eine fortschreitende Optimierung können entweder Ressourcen gespart werden oder die Qualität und Quantität des BGMs bei gleichbleibenden Ressourcen erhöht werden. Ebenso ist eine Skalierung des BGM durch die Erweiterung von Ressourcen denkbar.

Podcast-Episode: 6. Schritt – Die Prozessoptimierung für nachhaltiges betriebliches Gesundheitsmanagement

Eine weitere Optimierung des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist die Integration von dauerhaften und regelmäßigen Maßnahmen zur Verhaltensprävention. Innerhalb des ersten BGM-Jahres kann eine zeitlich begrenzte Maßnahme von Angeboten wie Rückentrainings oder Entspannungskursen zum Austesten durchaus sinnvoll sein. Aber nur ein regelmäßiges und dauerhaftes Training führt zu entsprechenden Anpassungsprozessen im Körper. Aus diesem Grund sollten erfolgreiche BGM-Maßnahmen zu entsprechenden Dauerangeboten weiterentwickelt werden.

Neben den verhaltenspräventiven Maßnahmen sollte auch die Verhältnisprävention weiterentwickelt werden. Hierzu zählen beispielsweise die weiterführende Ausstattung von ergonomischen Arbeitsplätzen oder zusätzliche und vertiefende Schulungen zur gesunden Mitarbeiterführung.

Ziel des nachhaltigen, ganzheitlichen und erfolgreichen betrieblichen Gesundheitsmanagement ist die ständige Weiterentwicklung, Optimierung und Ableitung von entsprechenden gesundheitsfördernden BGM-Maßnahmen. Hierzu sollte auch der Gesundheits- und Arbeitsschutz berücksichtigt und verbessert werden.

YouTube-Episode: 6. Schritt – Die Prozessoptimierung für nachhaltiges BGM

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Auch eine ständige Verbesserung der Auswertungs- und Motivationstools sollte im Rahmen der Prozessoptimierung stattfinden.

Nachdem alle Bereiche nochmals überprüft, angepasst, verbessert und optimiert wurden, sollten für die nächsten BGM-Phasen neue Ziele gesteckt werden. Dabei sollten vor allem die übergeordneten Hauptziele berücksichtigt werden, damit das betriebliche Gesundheitsmanagement zum langfristigen Erfolg wird.

Fazit – Einführung Betriebliches Gesundheitsmanagements | Anleitung | In 6 Schritten zum eigenen BGM!

Die Einführung des betrieblichen Gesundheitsmanagements besteht aus 6 verschiedenen Phasen, welche in viele weitere kleinere Teilschritte unterteilt werden können. Die einzelnen Phasen bestehen aus der Bedarfsbestimmung, der Analyse, die BGM-Maßnahmenplanung, die Umsetzung des BGMs, die Evaluation und die Prozessoptimierung des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Idealerweise werden die einzelnen Unterpunkte der BGM-Phasen Schritt für Schritt abgearbeitet, damit ein nachhaltiges, ganzheitliches und erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement im Unternehmen integriert wird. Hierzu habe ich eine kostenlose Checkliste „6 Schritte BGM“ für euch entwickelt. JETZT CHECKLISTE HERUNTERLADEN

Falls du noch unsicher bist, ob Betriebliches Gesundheitsmanagement für dein Unternehmen sinnvoll ist, dann kann ich dir meine beiden Artikel „Vorteile und Nutzen eines BGMs“ und „Warum Betriebliches Gesundheitsmanagement“ empfehlen.

Bei Fragen zum Thema Betriebliches Gesundheitsmanagement kannst du mir gerne eine E-Mail an die info@outness.de oder eine Nachricht über das Kontaktformular schicken!

Sport frei! Dein Hannes

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